![]()
Obsah
10. Řešení problémů
1. Začínáme s Capsou - systémem pro správu projektů
1.1. Základní informace
Jaké možnosti mi Capsa přesně nabízí?Capsa je systém, který Vám umožní efektivně spravovat Vaše projekty. V zaheslovaném prostoru pro více uživatelů Vám Capsa poskytne webový kalendář, adresář (s možností posílání emailů) a především správce souborů s fulltextovým vyhledávačem. Capsa Vám nabízí pomoc při práci s různými typy souborů, při organizaci Vašeho času, při komunikaci s kolegy nebo při orientaci v datech, týkajících se Vašeho projektu. Na projektu budete moci pracovat kdykoliv a kdekoliv, pokud budete mít možnost připojení k Internetu.
Pro koho je Capsa určena?
Capsa usnadní práci firmám a podnikatelům, státním a neziskovým organizacím, studentům, vědeckovýzkumným týmům, zájmovým spolkům, profesním sdružením, ale také rodině, přátelům, zkrátka komukoliv.
Platí se za jednotlivé služby Capsy?
Capsa je Vám k dispozici ve čtyřech variantách, odlišených cenově na základě využitelného prostoru a nabízených funkcí. Jedna z variant je nabízena zcela zdarma, další jsou odstupňovány tak, aby si každý zákazník mohl zvolit variantu, která jeho projektu bude nejlépe vyhovovat. Tarify a jednotlivé varianty si můžete prohlédnout v ceníku.
Je varianta Capsa Zadax časově omezená?
Ne, všechny varianty Capsy můžete používat neomezeně dlouho.
Jaký je celkový nabízený prostor, který mohu využívat na Capse?
Základní prostor, který můžete využít pro svůj projekt, je odstupňovaný podle verze Capsy, kterou používáte. K dispozici máte od 1 GB u varianty ZADAX až po 100 GB u varianty LUXUS.
Do Capsy můžete vkládat a následně různými způsoby upravovat soubory o velikosti až 200 MB ve variantě Zadax a až 1 GB ve variantě Luxus.
V případě, že daný prostor zaplníte, není problém si jej za malý příplatek kdykoliv navýšit o libovolnou velikost. Nabízený prostor a ceny pro jednotlivé varianty Capsy si můžete prohlédnout v ceníku.
Do Capsy můžete vkládat a následně různými způsoby upravovat soubory o velikosti až 200 MB ve variantě Zadax a až 1 GB ve variantě Luxus.
V případě, že daný prostor zaplníte, není problém si jej za malý příplatek kdykoliv navýšit o libovolnou velikost. Nabízený prostor a ceny pro jednotlivé varianty Capsy si můžete prohlédnout v ceníku.
Jak často Capsa zálohuje moje data?
Frekvence zálohování závisí na Vámi zaregistrované variantě Capsy. V případě varianty Zadax Vám zálohování dat nezaručujeme, u placených variant (Sejf, Profi, Luxus) budou Vaše data zálohována týdně, denně nebo dokonce ještě častěji (více informací v ceníku). V případě nenadálých technických problémů budeme schopni Vaše data obnovit z poslední vytvořené zálohy.
Jaký software je potřeba k provozu systému Capsa?
Pro provoz Capsy stačí běžný webový prohlížeč.
Capsa je plně podporována webovými prohlížeči Mozilla Firefox (od verze 2) a Internet Explorer (od verze 6).
V prohlížeči je potřeba povolit tzv. cookies (viz otázka Jak povolím cookies?) a pokud chcete používat funkci on-line editace souborů vložených, je potřeba mít nainstalovanou Javu (viz otázka Jak nainstalovat Javu).
V dalších prohlížečích je Capsa také funkční, není v nich však plně otestována.
Capsa je plně podporována webovými prohlížeči Mozilla Firefox (od verze 2) a Internet Explorer (od verze 6).
V prohlížeči je potřeba povolit tzv. cookies (viz otázka Jak povolím cookies?) a pokud chcete používat funkci on-line editace souborů vložených, je potřeba mít nainstalovanou Javu (viz otázka Jak nainstalovat Javu).
V dalších prohlížečích je Capsa také funkční, není v nich však plně otestována.
Jaké jazyky Capsa umí?
Capsa umí dva jazyky: češtinu a angličtinu. Jazyk, ve kterém s Vámi bude Capsa komunikovat, můžete změnit kdykoliv kliknutím na britskou nebo českou vlajku v pravém horním rohu.
[nahoru]
2. Registrace, přihlašování a správa účtu
2.1. Registrace
Musím se zaregistrovat do Capsy, abych mohl využívat jejích služeb?Ano, abyste mohli využívat Capsu, je nutné se zaregistrovat a zvolit jednu ze čtyř variant Capsy, kterou byste chtěli používat. Jednotlivé varianty a jejich ceny najdete v ceníku. Pokud byste si chtěli Capsu nejdříve prohlédnout, podívejte se na stránku demoverze.
Jak se zaregistruji do Capsy?
Je to jednoduché. Na titulní stránce vlevo stačí kliknout na odkaz Registrace. Systém už Vás sám postupně provede celou registrací. Během registrace si můžete zvolit požadovanou variantu Capsy, vlastní login a heslo, počet měsíců/let, na jak dlouho chcete Capsu zaregistrovat (lze kdykoli prodloužit) atd. Ihned po registraci Vám přijde email se všemi dalšími informacemi. Z bezpečnostních důvodů Vám nebudou zaslány přihlašovací údaje (login a heslo) emailem.
Jak a kdy mám za Capsu zaplatit?
Pokud zvolíte placenou variantu Capsy, přijde Vám emailem faktura a výzva k zaplacení Capsy. Celkovou částku musíte uhradit převodem na náš účet podle pokynů v emailu. Dokud nám Vaše platba nepřijde na účet, bude Váš projekt na Capse fungovat jako varianta Zadax.
Co se stane, neuhradím-li fakturu v termínu?
Pokud fakturu neuhradíte včas a dosud jste nevyužili služeb placené varianty, bude váš účet převeden na neplacenou variantu Zadax.
Pokud již využíváte placených služeb (např. větší prostor, více než 5 uživatelů apod.) a přechodem na variantu Zadax by Vám musely být omezeny, budeme Vás včas informovat o možnostech řešení (dočasné zneaktivnění projektu než přijde platba / omezení služeb na úroveň Zadax / ukončení provozu a vypálení všech dat na CD).
Pokud již využíváte placených služeb (např. větší prostor, více než 5 uživatelů apod.) a přechodem na variantu Zadax by Vám musely být omezeny, budeme Vás včas informovat o možnostech řešení (dočasné zneaktivnění projektu než přijde platba / omezení služeb na úroveň Zadax / ukončení provozu a vypálení všech dat na CD).
Jak prodloužím svoji registraci na další období?
Provoz vašeho účtu na další období je prodlužován automaticky. V případě placených variant Vám před uplynutím zaplaceného období bude vystavena faktura na další období.
[nahoru]
2.2. Přihlašování
Jak se přihlásím do zaregistovaného projektu Capsy?Přihlášení do Vašeho projektu spravovaného Capsou je velmi snadné. Na titulní stránce www.capsa.cz naleznete vpravo v horní liště tři řádky, které je nutno vyplnit, abyste se zdárně dostali do svého projektu.
Do svého projektu se můžete také přihlásit na stránce http://_vasprojekt_.capsa.cz, u placených variant můžete použít pro bezpečnější přihlášení https://_vasprojekt_.capsa.cz.
Přihlašovací údaje jsou takové, jaké jste buď zadali při registraci nebo jaké Vám přidělil administrátor projektu.
V 1. řádku (projekt) vyplníte stručný jednoslovný název svého projektu (shodný s doménou 3. řádu v URL adrese Vašeho projektu – např. pokud jste při registraci zvolili adresu projekt.capsa.cz, do tohoto řádku vyplníte „projekt“).
Ve 2. řádku (login) je nutno zadat Vaše uživatelské jméno čili login.
Ve 3. řádku se systém dožaduje hesla, které bylo přiřazeno danému uživatelskému jménu.
Vyplňte prosím tyto řádky a potvrďte. Uvítá Vás hlavní stránka Vašeho projektu.
Svoje uživatelské jméno a heslo si po přihlášení můžete kdykoli změnit ve vlastním Nastavení v pravém horním rohu.
Do svého projektu se můžete také přihlásit na stránce http://_vasprojekt_.capsa.cz, u placených variant můžete použít pro bezpečnější přihlášení https://_vasprojekt_.capsa.cz.
Přihlašovací údaje jsou takové, jaké jste buď zadali při registraci nebo jaké Vám přidělil administrátor projektu.
V 1. řádku (projekt) vyplníte stručný jednoslovný název svého projektu (shodný s doménou 3. řádu v URL adrese Vašeho projektu – např. pokud jste při registraci zvolili adresu projekt.capsa.cz, do tohoto řádku vyplníte „projekt“).
Ve 2. řádku (login) je nutno zadat Vaše uživatelské jméno čili login.
Ve 3. řádku se systém dožaduje hesla, které bylo přiřazeno danému uživatelskému jménu.
Vyplňte prosím tyto řádky a potvrďte. Uvítá Vás hlavní stránka Vašeho projektu.
Svoje uživatelské jméno a heslo si po přihlášení můžete kdykoli změnit ve vlastním Nastavení v pravém horním rohu.
Mám problémy s přihlášením.
Pokud máte problémy s přihlášením:
1) zkontrolujte, jestli nemáte omylem zapnutý Caps Lock nebo cizojazyčnou klávesnici při psaní loginu a hesla,
2) pokud jste své přihlašovací údaje zapomněl(a), kontaktujte administrátora projektu nebo na přihlašovací stránce projektu (http://_vasprojekt_.capsa.cz) klikněte na odkaz "Zapomenuté heslo..."
3) pokud se Vám po odeslání loginu a hesla zobrazí znovu přihlašovací stránka, pravděpodobně Váš prohlížeč nemá povolené tzv. cookies. Jak povolit cookies se dočtete v následující otázce.
1) zkontrolujte, jestli nemáte omylem zapnutý Caps Lock nebo cizojazyčnou klávesnici při psaní loginu a hesla,
2) pokud jste své přihlašovací údaje zapomněl(a), kontaktujte administrátora projektu nebo na přihlašovací stránce projektu (http://_vasprojekt_.capsa.cz) klikněte na odkaz "Zapomenuté heslo..."
3) pokud se Vám po odeslání loginu a hesla zobrazí znovu přihlašovací stránka, pravděpodobně Váš prohlížeč nemá povolené tzv. cookies. Jak povolit cookies se dočtete v následující otázce.
Nemůžu se dostat přes přihlašovací stránku. Jak povolím v prohlížeči cookies?
Pokud se Vám po odeslání loginu a hesla zobrazí znovu přihlašovací stránka, pravděpodobně Váš prohlížeč nemá povolené tzv. cookies.
Cookies v prohlížeči Mozilla Firefox povolíte následovně:
1. Klikněte na Nástroje v horním panelu webového prohlížeče Mozilla Firefox
2. Vyberte poslední položku v menu Možnosti
3. V novém okně klikněte na obrázek Soukromí
4. V sekci soukromí zatrhněte políčko Povolit serverům nastavovat cookies
5. Potvrďte tlačítkem OK
6. Zkuste se přihlásit do Capsy znovu
Cookies v prohlížeči Internet Explorer povolíte následovně 6.0+:
1. Klikněte na Nástroje v horním panelu webového prohlížeče Internet Explorer
2. Vyberte poslední položku v menu Možnosti Internetu
3. Vyberte záložku Osobní údaje
4. Klikněte na Výchozí nebo ručně nastavte úroveň na Střední
5. Potvrďte tlačítkem OK
6. Zkuste se přihlásit do Capsy znovu
Cookies v prohlížeči Mozilla Firefox povolíte následovně:
1. Klikněte na Nástroje v horním panelu webového prohlížeče Mozilla Firefox
2. Vyberte poslední položku v menu Možnosti
3. V novém okně klikněte na obrázek Soukromí
4. V sekci soukromí zatrhněte políčko Povolit serverům nastavovat cookies
5. Potvrďte tlačítkem OK
6. Zkuste se přihlásit do Capsy znovu
Cookies v prohlížeči Internet Explorer povolíte následovně 6.0+:
1. Klikněte na Nástroje v horním panelu webového prohlížeče Internet Explorer
2. Vyberte poslední položku v menu Možnosti Internetu
3. Vyberte záložku Osobní údaje
4. Klikněte na Výchozí nebo ručně nastavte úroveň na Střední
5. Potvrďte tlačítkem OK
6. Zkuste se přihlásit do Capsy znovu
Kdo všechno má do projektu přístup?
Do projektu má přístup administrátor, který projekt registroval, a dále osoby, které do projektu přidal jako kontakty s právem Administrátor nebo Uživatel. Osoby, které byly do projektu (adresáře) přidány jako kontakty „bez přístupu“, nemají do projektu přístup a slouží jen jako položka ve vašem adresáři.
Mohou osoby, které jsou v Capse uvedeny jako kontakty bez přístupu, prohlížet soubory v projektu?
Ne, nemohou. Kontakty s právem „bez přístupu“ se nemohou do projektu přihlásit, mají pouze informační funkci jako položky adresáře.
Je login (uživatelské jméno) a heslo stejné pro všechny osoby pracující na jednom projektu?
Vstupní uživatelská jména a hesla pro první přihlášení volí sám administrátor pro každou osobu, kterou do projektu přizve. Každý uživatel si po prvním přihlášení může svůj login a heslo změnit. Doporučujeme používat různá uživatelská jména (loginy) pro různé uživatele, aby bylo v projektu poznat, kdo na čem pracoval. Používání stejných přihlašovacích údajů pro více lidí je v rozporu s podmínkami používání služby Capsa.cz!
[nahoru]
2.3. Správa účtu
Jak změním jazyk, který Capsa používá?Capsa umí dva jazyky: češtinu a angličtinu. Jazyk, ve kterém s Vámi bude Capsa komunikovat, můžete změnit kdykoliv kliknutím na britskou nebo českou vlajku.
Jak mohu změnit informace o svém projektu, tarif a jeho nastavení?
Variantu (tarif) Capsy, fakturační nebo jiné údaje, může měnit pouze administrátor projektu, a to po přihlášení do projektu v modulu Administrace, který je viditelný jen pro administrátory.
[nahoru]
3. Soukromí a bezpečnost
Kdo může vidět obsah projektu Capsy?Váš projekt a veškerá data, která se k němu vztahují, mohou vidět pouze osoby začleněné do projektu (všechny jsou uvedeny v projektu pod odkazem Kontakty), které mají roli administrátora nebo uživatele. Každá osoba se přitom musí při každém vstupu do Capsy přihlásit uživatelským jménem (loginem) a heslem.
Může někdo najít mé soubory v Capse hledáním na Internetu?
Ne. K datům, týkajícím se Vašeho projektu, se dostanou jen osoby začleněné do tohoto projektu po vložení správného uživatelského jména a hesla. Vaše data nejsou v žádném případě publikována na Internetu.
Jak Capsa zajišťuje soukromí a bezpečnost obsahu mého účtu?
Konkrétní projekt založený v Capse je přístupný pouze po vyplnění správného uživatelského jména a hesla. U placených variant jsou přenášená data (včetně přihlašovacích údajů) šifrována pomocí důvěryhodného certifikátu SSL Wildcard, který zaručuje bezpečný přenos Vašich dat. Pro využití bezpečnějšího přenosu v placených variantách využijte přihlášení přes https://_vasprojekt_.capsa.cz.
Jak často jsou data v Capse projektů zálohována?
Frekvence zálohování závisí na Vámi zaregistrované variantě Capsy. V případě varianty Zadax Vám zálohování dat nezaručujeme, u placených variant (Sejf, Profi, Luxus) budou Vaše data zálohována týdně, denně nebo dokonce ještě častěji (více informací v ceníku). V případě nenadálých technických problémů budeme schopni Vaše data obnovit z poslední vytvořené zálohy.
Ve variantě Luxus nabízíme po dohodě také možnost nahlížet do archivu starých záloh.
Ve variantě Luxus nabízíme po dohodě také možnost nahlížet do archivu starých záloh.
[nahoru]
4. Sdílení a spolupráce, uživatelská práva
Co je to sdílení?Sdílení v Capsí terminologii znamená, že každá osoba začleněná do konkrétního projektu může na základě práv udělěných administrátorem (administrátory) projektu používat data uložená v projektu. Může tedy pracovat se soubory, vyhledávat v nich, používat kalendář, využívat seznam kontaktů nebo zasílat emaily. Administrátor má přitom pravomoc nastavovat uživatelům a skupinám uživatelů různá práva pro čtení a zápis do souborů, kalendáře či adresáře, zpřístupnit složku jen pro určitou skupinu apod.
Jaká mají práva jednotlivé osoby přihlášené k projektu? Jaký je rozdíl mezi administrátorem, uživatelem a osobou bez přístupu?
Existují tři základní typy osob začleněných do projektu (adresáře): administrátoři, uživatelé a osoby bez přístupu. Administrátor (zpravidla osoba, která projekt zaregistrovala) má možnost nastavit každé osobě 1 z těchto 3 typů oprávnění při vkládání osoby do projektu nebo kdykoli později.
Přednastavená práva jsou následující. Většinu práv pro běžné uživatele mohou administrátoři měnit v Administraci projektu.
Přednastavená práva jsou následující. Většinu práv pro běžné uživatele mohou administrátoři měnit v Administraci projektu.
| Administrátor | Uživatel | Bez oprávnění | |
| Přístup do projektu Capsy | Ano | Ano | Ne |
| AKTUALITY: | |||
| Vkládání ručních aktualit | Ano | Volitelně (nastavení v administraci projektu) | x |
| Mazání automaticky vložených aktualit | Ano | Ne | x |
| KALENDÁŘ: | |||
| Prohlížení kalendáře | Ano | Volitelně (nastavení v administraci projektu) | x |
| Zápis a editace událostí v Kalendáři | Ano | Volitelně (nastavení v administraci projektu) | x |
| KONTAKTY: | |||
| Prohlížení kontaktů osob a skupin | Ano | Volitelně (nastavení v administraci projektu) | x |
| Přidávání nových osob | Ano | Ne | x |
| Editace kontaktů | Ano | Ne | x |
| Přidělování práv a přístupových údajů osobám | Ano | Ne | x |
| Shromažďování osob do skupin | Ano | Ne | x |
| Mazání osob | Ano | Ne | x |
| EMAILY: | |||
| Možnost poslat email | Ano | Volitelně (možnost skrýt Kontakty a Emaily v administraci projektu) | x |
| SOUBORY (SPRÁVCE SOUBORŮ): | |||
| Prohlížení a editace souborů | Ano | Ano, dle práv číst/zapisovat do složky | x |
| Vkládání nových souborů a jejich verzí | Ano | Ano | x |
| Vkládání nových složek | Ano | Ano | x |
| Mazání složek, souborů a jejich verzí | Ano | Pouze vlastnoručně vložené soubory a jejich verze | x |
| Vkládání komentářů k souborům | Ano | Ano | x |
| Mazání komentářů | Ano | Pouze vlastnoručně vložené komentáře | x |
| Přístup do jednotlivých složek | Ano | Ano (lze omezit podle skupin uživatelů ve vlastnostech každé složky) | x |
| Online editace souborů | Ano | Ano | x |
| VYHLEDÁVÁNÍ: | |||
| Vyhledávání v souborech | Ano | Ano | x |
| NASTAVENÍ (ADMINISTRACE) PROJEKTU | |||
| Měnit tarif (variantu projektu), výchozí nastavení a práva | Ano | Ne | x |
Kdo zve jednotlivé osoby k projektu a uděluje jim přístup a práva?
Osoby mohou být přizvány do projektu administrátorem projektu, který jim zároveň přidělí práva, ale také uživatelská jména a přístupová hesla do projektu.
Jsem administrátor. Jak můžu uživatelům změnit oprávnění (uživatelská práva)?
Pokud jste administrátor, máte právo přidávat osoby do projektu a přidělovat jim role Administrátor, Uživatel nebo Bez přístupu. Změnit roli (práva) uživatele můžete kdykoli následovně: v Kontaktech kliknete na jméno dané osoby a poté na ikonku Upravit kontakt
. V novém okně najdete položku Oprávnění, zvolíte příslušnou roli a kliknete na tlačítko Uložit.
Výchozí nastavení pro všechny uživatele můžete změnit v Administraci - Výchozím nastavení projektu. Zde můžete například umožnit uživatelům vkládat vzkazy na titulní stranu, skrýt kalendář, kontakty i možnost posílání emailů. Pokud chcete umožnit tyto funkce pouze vybraným uživatelům, nastavte v Administraci NE (např. nezobrazit Kalendář všem uživatelům apod.) a v Kontaktech příslušným osobám tuto funkci povolte pomocí ikonky Upravit kontakt.
. V novém okně najdete položku Oprávnění, zvolíte příslušnou roli a kliknete na tlačítko Uložit. Výchozí nastavení pro všechny uživatele můžete změnit v Administraci - Výchozím nastavení projektu. Zde můžete například umožnit uživatelům vkládat vzkazy na titulní stranu, skrýt kalendář, kontakty i možnost posílání emailů. Pokud chcete umožnit tyto funkce pouze vybraným uživatelům, nastavte v Administraci NE (např. nezobrazit Kalendář všem uživatelům apod.) a v Kontaktech příslušným osobám tuto funkci povolte pomocí ikonky Upravit kontakt.
Mají do projektu přístup všechny osoby uvedené v Kontaktech?
Do projektu má přístup administrátor, který projekt registroval, a dále osoby, které do projektu přidal jako kontakty s oprávněním Administrátor nebo Uživatel. Osoby, které byly do projektu (adresáře) přidány jako kontakty Bez přístupu, nemají do projektu přístup a slouží jen jako položka ve vašem adresáři.
Jak mohu do projektu přizvat další osoby?
Pokud jste administrátorem projektu, můžete zvát do projektu další osoby a přidělovat jim uživatelské jméno, heslo a přístupová práva (v Kontaktech klikněte na Nový kontakt
). Pokud jím ale nejste a myslíte si, že by bylo vhodné přizvat další osobu, kontaktujte prosím některého z administrátorů Vašeho projektu, který s Vámi jistě tuto situaci vyřeší.
). Pokud jím ale nejste a myslíte si, že by bylo vhodné přizvat další osobu, kontaktujte prosím některého z administrátorů Vašeho projektu, který s Vámi jistě tuto situaci vyřeší.Mohu odstranit osobu z projektu?
Odstranit osobu z projektu můžete jen tehdy, máte-li administrátorská práva. Jste-li administrátor a chcete osobu vymazat z adresáře, klikněte v Kontaktech na jméno osoby a potom na ikonku Smazat kontakt
. Capsa se Vás zeptá, jestli chcete kontakt opravdu smazat.
. Capsa se Vás zeptá, jestli chcete kontakt opravdu smazat. Mohu odstranit sám (sama) sebe z projektu?
Osoby mohou odstranit z projektu pouze jeho administrátoři. Pokud jste jediným administrátorem projektu a chcete z něj odstoupit, přidělte nejprve administrátorská práva jiné osobě, aby byla zajištěna kontinuita projektu.
[nahoru]
5. Správce souborů
5.1. Základní informace o Capsím Správci souborů
K čemu slouží Správce souborů?Správce souborů Vám poskytuje chytrý prostor pro různé typy souborů, které můžete při práci na projektu potřebovat. Soubory můžete vkládat (a to i více najednou), upravovat (včetně online editace), komentovat, přehledně řadit jejich staré verze, mazat nebo v nich za pomocí fulltextového vyhledávače hledat.
Jaké soubory mohu do Capsy vkládat?
Do Capsy lze vkládat soubory jakéhokoli typu o velikosti až 200 MB (varianta Zadax) nebo 500 MB (Sejf) nebo až 1 GB (Profi a Luxus).
S tímto limitem můžete s klidem zapomenout na internetové úschovny datových balíků.
S tímto limitem můžete s klidem zapomenout na internetové úschovny datových balíků.
[nahoru]
5.2. Práce se soubory
Jak otevřu a uložím do svého počítače soubor z Capsy?1. Proklikejte se na stránku daného souboru (buď pomocí „stromu“ složek v levém menu a hlavním rámu nebo prokliknutím z aktuality).
2. Potom klikněte na název souboru za textem "Soubor ke stažení:" a v malém, nově vyskočeném okně zvolte Otevřít. Zobrazí se vám soubor.
2. Potom klikněte na název souboru za textem "Soubor ke stažení:" a v malém, nově vyskočeném okně zvolte Otevřít. Zobrazí se vám soubor.
Jak vložím do Capsy nový soubor?
1. V levém menu se proklikejte do složky, do které chcete soubor vložit (v pruhu nad hlavním rámem vidíte cestu, kde se zrovna nacházíte).
2. Potom klikněte v horním pruhu na ikonku Vložit soubor
. Objeví se vám nové malé okno.
3. V novém okně klikněte na tlačítko Procházet a vyberte soubor ze svého počítače (vyhledejte jej, označte jej a stiskněte tlačítko Otevřít).
4. V dalších řádcích malého okna můžete změnit název souboru (automaticky se vyplní podle původního názvu), přidat jeho popis (nepovinně), případně vybrat jinou složku, do které má být vložen.
5. Vše uložte kliknutím na tlačítko Uložit. Po potvrzení se objeví Vámi vložený soubor mezi ostatními soubory ve složce.
2. Potom klikněte v horním pruhu na ikonku Vložit soubor
. Objeví se vám nové malé okno.3. V novém okně klikněte na tlačítko Procházet a vyberte soubor ze svého počítače (vyhledejte jej, označte jej a stiskněte tlačítko Otevřít).
4. V dalších řádcích malého okna můžete změnit název souboru (automaticky se vyplní podle původního názvu), přidat jeho popis (nepovinně), případně vybrat jinou složku, do které má být vložen.
5. Vše uložte kliknutím na tlačítko Uložit. Po potvrzení se objeví Vámi vložený soubor mezi ostatními soubory ve složce.
Nevidím ikonku Vložit soubor.
Zřejmě máte právo pouze číst danou složku. Pokud potřebujete i právo pro zápis (vkládání a editace souborů) ve složce, kontaktujte administrátora projektu.
Jak vložím do Capsy více souborů (složek) najednou?
1. Sbalte (zkomprimujte) všechny soubory a složky, které chcete do Capsy vložit, do souboru ZIP. Doporučujeme nepoužívat v názvech souborů a složek diakritiku, mezery a speciální znaky.
Dále postupujte jako při běžném vkládání jednoho souboru:
2. V levém menu se proklikejte do složky, do které chcete soubory vložit.
3. Potom klikněte v horním pruhu na ikonku Vložit soubor
. Objeví se vám nové malé okno.
4. V novém okně klikněte na tlačítko Procházet a vyberte soubor ZIP ze svého počítače (vyhledejte jej, označte jej a stiskněte tlačítko Otevřít).
5. Pod tlačítkem Procházet můžete zvolit možnost "rozbalit obsah ZIP souboru", aby se do Capsy uložily sbalené soubory po jednom. Pokud ji nezvolíte, vloží se soubor ZIP jako jediný soubor. (Můžete jej však kdykoli později rozbalit ikonkou Rozbalit ZIP
.)
6. Vše uložte kliknutím na tlačítko Uložit.
Dále postupujte jako při běžném vkládání jednoho souboru:
2. V levém menu se proklikejte do složky, do které chcete soubory vložit.
3. Potom klikněte v horním pruhu na ikonku Vložit soubor
. Objeví se vám nové malé okno.4. V novém okně klikněte na tlačítko Procházet a vyberte soubor ZIP ze svého počítače (vyhledejte jej, označte jej a stiskněte tlačítko Otevřít).
5. Pod tlačítkem Procházet můžete zvolit možnost "rozbalit obsah ZIP souboru", aby se do Capsy uložily sbalené soubory po jednom. Pokud ji nezvolíte, vloží se soubor ZIP jako jediný soubor. (Můžete jej však kdykoli později rozbalit ikonkou Rozbalit ZIP
.) 6. Vše uložte kliknutím na tlačítko Uložit.
Jak mohu soubor upravit (editovat) a vložit zpět do Capsy jako novou verzi?
Capsa ukládá kompletní historii verzí souboru a umožňuje, aby na souboru pracovalo více lidí.
Pokud chcete soubor změnit, opravit apod. a znovu vložit do systému jeho novou verzi, můžete postupovat dvěma různými způsoby (1. je vhodnější pro dlouhodobou editaci, 2. naopak pro rychlé úpravy):
V případě, že budete upravovat soubor delší dobu (více dnů):
1. Nejdřív soubor otevřete, proveďte v souboru potřebné úpravy a uložte do svého počítače (viz Jak otevřu a uložím do svého počítače soubor z Capsy?).
2. Potom v systému Capsa na stránce daného souboru klikněte v horním pruhu na Vložit novou verzi
. Objeví se vám nové okno, podobné jako při vkládání nového souboru.
3. Kliknutím na tlačítko Procházet v novém okně vyberte opravený soubor ze svého počítače (vyberete jej tlačítkem Otevřít) a poté klikněte na tlačítko Změnit. Pokud chcete upozornit, že nová verze je zásadně změněna oproti předchozí, zaškrtněte navíc políčko "velká změna" a nová verze se přečísluje z 1.0 na 2.0. Pokud políčko "velká změna" nezaškrtnete, nová verze se očísluje jako 1.1.
4. Historii všech verzí včetně data vložení a autora (vkladatele) každé verze najdete po kliknutí na text [+] Historie verzí.
V případě, že budete upravovat soubor kratší dobu (několik minut až hodin), můžete využít možnosti online editace:
1. Na stránce souboru klikněte na ikonku Online editace
. Otevřou se vám dvě okna:
1) soubor ve výchozí aplikaci (např. Word)
2) informační okno s informacemi o online nahrávání změn souboru na server - Pozor, pokud toto okno zavřete, změny se neuloží!
2. Takto otevřený soubor můžete libovolně měnit a upravovat, jak jste zvyklí.
3. Pro uložení změněného souboru na server soubor uložte standardním způsobem (Soubor > Uložit nebo
)
4. V malém informačním okně se přesvědčte, že byly změny nahrány na server a potvrďte uložení nové verze tlačítkem Potvrdit změny.
4. Změněný soubor se uloží jako nová verze původního a informační okno se zavře.
Poznámky:
Pokud jste soubor ve výchozí aplikaci ještě nezavřeli a chcete jej upravovat dále jindy (např. další den), uložte si jej do svého počítače, zrušte online editaci a novou verzi potom nahrajte pomocí ikonky Vložit novou verzi.
Po celou dobu editace (tzn. dokud je soubor otevřený tímto způsobem) je soubor uzamčen, tzn. ostatním uživatelům je k dispozici pouze pro čtení a nemohou vkládat nové verze (více viz následující otázka).
Pokud používáte Internet Explorer 7, je potřeba Capsu přidat k důvěryhodným serverům, aby online editace fungovala:
1. v horním menu prohlížeče klikněte na Nástroje -> Možnosti internetu
2. v novém okně zvolte záložku Zabezpečení, klikněte na Důvěryhodné servery a potom na tlačítko Servery
3. v novém okně napište adresu http://*.capsa.cz a klikněte na tlačítko Přidat a poté Zavřít
4. v původním okně zvolte OK
5. Internet Explorer zavřete (všechna okna a panely) a znovu otevřete.
Pokud chcete soubor změnit, opravit apod. a znovu vložit do systému jeho novou verzi, můžete postupovat dvěma různými způsoby (1. je vhodnější pro dlouhodobou editaci, 2. naopak pro rychlé úpravy):
V případě, že budete upravovat soubor delší dobu (více dnů):
1. Nejdřív soubor otevřete, proveďte v souboru potřebné úpravy a uložte do svého počítače (viz Jak otevřu a uložím do svého počítače soubor z Capsy?).
2. Potom v systému Capsa na stránce daného souboru klikněte v horním pruhu na Vložit novou verzi
. Objeví se vám nové okno, podobné jako při vkládání nového souboru. 3. Kliknutím na tlačítko Procházet v novém okně vyberte opravený soubor ze svého počítače (vyberete jej tlačítkem Otevřít) a poté klikněte na tlačítko Změnit. Pokud chcete upozornit, že nová verze je zásadně změněna oproti předchozí, zaškrtněte navíc políčko "velká změna" a nová verze se přečísluje z 1.0 na 2.0. Pokud políčko "velká změna" nezaškrtnete, nová verze se očísluje jako 1.1.
4. Historii všech verzí včetně data vložení a autora (vkladatele) každé verze najdete po kliknutí na text [+] Historie verzí.
V případě, že budete upravovat soubor kratší dobu (několik minut až hodin), můžete využít možnosti online editace:
1. Na stránce souboru klikněte na ikonku Online editace
. Otevřou se vám dvě okna:1) soubor ve výchozí aplikaci (např. Word)
2) informační okno s informacemi o online nahrávání změn souboru na server - Pozor, pokud toto okno zavřete, změny se neuloží!
2. Takto otevřený soubor můžete libovolně měnit a upravovat, jak jste zvyklí.
3. Pro uložení změněného souboru na server soubor uložte standardním způsobem (Soubor > Uložit nebo
)4. V malém informačním okně se přesvědčte, že byly změny nahrány na server a potvrďte uložení nové verze tlačítkem Potvrdit změny.
4. Změněný soubor se uloží jako nová verze původního a informační okno se zavře.
Poznámky:
Pokud jste soubor ve výchozí aplikaci ještě nezavřeli a chcete jej upravovat dále jindy (např. další den), uložte si jej do svého počítače, zrušte online editaci a novou verzi potom nahrajte pomocí ikonky Vložit novou verzi.
Po celou dobu editace (tzn. dokud je soubor otevřený tímto způsobem) je soubor uzamčen, tzn. ostatním uživatelům je k dispozici pouze pro čtení a nemohou vkládat nové verze (více viz následující otázka).
Pokud používáte Internet Explorer 7, je potřeba Capsu přidat k důvěryhodným serverům, aby online editace fungovala:
1. v horním menu prohlížeče klikněte na Nástroje -> Možnosti internetu
2. v novém okně zvolte záložku Zabezpečení, klikněte na Důvěryhodné servery a potom na tlačítko Servery
3. v novém okně napište adresu http://*.capsa.cz a klikněte na tlačítko Přidat a poté Zavřít
4. v původním okně zvolte OK
5. Internet Explorer zavřete (všechna okna a panely) a znovu otevřete.
Jak zajistím, aby soubor neupravovalo více uživatelů najednou?
Capsa nabízí možnost uzamknutí souboru na určitou dobu, aby jej mohl upravovat jen jeden uživatel. To znamená, že po tuto dobu nemůže nikdo jiný vložit do systému novou verzi souboru (soubor je pouze pro čtení). Na stránce souboru se objeví červený text "Zamčeno uživatelem: ..."
Pokud upravujete soubor v režimu online editace (
), soubor je automaticky uzamčen pouze pro vaše úpravy.
Pokud chcete na souboru pracovat delší dobu a zajistit si, že nikdo mezitím nevloží novou verzi souboru, můžete si soubor na určitou dobu uzamknout ručně takto:
1. Na stránce souboru klikněte na
(Zamknout).
2. Zobrazí se okno, kde si můžete zvolit, do kdy chcete mít soubor uzamčen (výchozí hodnota je 12 hodin, lze ji však libovolně zkrátit nebo prodloužit). Po tuto dobu nemůže nikdo jiný vložit do systému novou verzi souboru (soubor je pouze pro čtení).
3. Po vložení nové verze souboru do Capsy odemkněte soubor kliknutím na ikonku
.
Pokud upravujete soubor v režimu online editace (
), soubor je automaticky uzamčen pouze pro vaše úpravy.Pokud chcete na souboru pracovat delší dobu a zajistit si, že nikdo mezitím nevloží novou verzi souboru, můžete si soubor na určitou dobu uzamknout ručně takto:
1. Na stránce souboru klikněte na
(Zamknout). 2. Zobrazí se okno, kde si můžete zvolit, do kdy chcete mít soubor uzamčen (výchozí hodnota je 12 hodin, lze ji však libovolně zkrátit nebo prodloužit). Po tuto dobu nemůže nikdo jiný vložit do systému novou verzi souboru (soubor je pouze pro čtení).
3. Po vložení nové verze souboru do Capsy odemkněte soubor kliknutím na ikonku
.Kdo má právo zamknout a odemknout zamčený soubor?
Právo zamknout soubor proti úpravám ostatních uživatelů mají právo všechny osoby s přístupem do projektu, resp. příslušné složky (administrátoři i uživatelé).
Zamčený soubor může odemknout uživatel, který jej uzamknul, nebo administrátor.
Zamčený soubor může odemknout uživatel, který jej uzamknul, nebo administrátor.
Co je to online editace a jak ji používat?
Online editace je způsob práce se souborem již uloženým v Capse, aniž byste pro jeho úpravu museli soubor ukládat do lokálního počítače.
K funkci online editace je potřeba mít na počítači nainstalovanou Javu (viz následující otázka).
Po kliknutí na
na stránce souboru se otevřou dvě okna:
1. soubor ve výchozí aplikaci (např. Word)
2. okno s informacemi o nahrávání změn na server - Pozor, pokud toto okno zavřete, změny se neuloží!
Takto otevřený soubor můžete libovolně měnit a upravovat, jak jste zvyklí. Pro uložení změněného souboru na server stačí soubor uložit standardním způsobem (Soubor > Uložit nebo
) a potvrdit uložení nové verze v informačním okně (tlačítko Potvrdit změny).
Pozn.: po celou dobu editace (tzn. dokud je soubor otevřený tímto způsobem) je soubor uzamčen, tzn. ostatním uživatelům je k dispozici pouze pro čtení a nemohou vkládat nové verze.
K funkci online editace je potřeba mít na počítači nainstalovanou Javu (viz následující otázka).
Po kliknutí na
na stránce souboru se otevřou dvě okna:1. soubor ve výchozí aplikaci (např. Word)
2. okno s informacemi o nahrávání změn na server - Pozor, pokud toto okno zavřete, změny se neuloží!
Takto otevřený soubor můžete libovolně měnit a upravovat, jak jste zvyklí. Pro uložení změněného souboru na server stačí soubor uložit standardním způsobem (Soubor > Uložit nebo
) a potvrdit uložení nové verze v informačním okně (tlačítko Potvrdit změny).Pozn.: po celou dobu editace (tzn. dokud je soubor otevřený tímto způsobem) je soubor uzamčen, tzn. ostatním uživatelům je k dispozici pouze pro čtení a nemohou vkládat nové verze.
Nefunguje mi online editace souborů, co mám dělat?
Capsa umožňuje editovat soubory uložené v Capse online, aniž byste je museli ukládat do svého počítače a zpět do Capsy.
Abyste mohli soubor editovat online, ve Vašem počítači musí být nainstalovaný jazyk Java. Pokud kliknete na ikonku Online editace
a nemáte Javu nainstalovanou, Capsa Vás na to upozorní a navede Vás na webovou stránku, ze které můžete Javu stáhnout do svého počítače (www.java.com/getjava/).
Pokud používáte Internet Explorer 7, je potřeba Capsu přidat k důvěryhodným serverům, aby online editace fungovala:
1. v horním menu prohlížeče klikněte na Nástroje -> Možnosti internetu
2. v novém okně zvolte záložku Zabezpečení, klikněte na Důvěryhodné servery a potom na tlačítko Servery
3. v novém okně napište adresu http://*.capsa.cz a klikněte na tlačítko Přidat a poté Zavřít
4. v původním okně zvolte OK
5. Internet Explorer zavřete (všechna okna a panely) a znovu otevřete.
Abyste mohli soubor editovat online, ve Vašem počítači musí být nainstalovaný jazyk Java. Pokud kliknete na ikonku Online editace
a nemáte Javu nainstalovanou, Capsa Vás na to upozorní a navede Vás na webovou stránku, ze které můžete Javu stáhnout do svého počítače (www.java.com/getjava/).Pokud používáte Internet Explorer 7, je potřeba Capsu přidat k důvěryhodným serverům, aby online editace fungovala:
1. v horním menu prohlížeče klikněte na Nástroje -> Možnosti internetu
2. v novém okně zvolte záložku Zabezpečení, klikněte na Důvěryhodné servery a potom na tlačítko Servery
3. v novém okně napište adresu http://*.capsa.cz a klikněte na tlačítko Přidat a poté Zavřít
4. v původním okně zvolte OK
5. Internet Explorer zavřete (všechna okna a panely) a znovu otevřete.
Jak si mohu nainstalovat programovací jazyk Java?
Abyste mohli editovat soubory online (bez nutnosti uložení do svého počítače), bude Váš počítač vyžadovat programovací jazyk Java.
V případě, že jej nemáte nainstalovaný a budete chtít editovat nějaký soubor online, při kliknutí na ikonku Online editace
Vám Capsa jako první nabídne možnost instalovat Javu a navede Vás přímo na stránku, kde si budete moct Javu stáhnout (www.java.com/getjava/). Po nainstalování budete moci začít s online editací.
V případě, že jej nemáte nainstalovaný a budete chtít editovat nějaký soubor online, při kliknutí na ikonku Online editace
Vám Capsa jako první nabídne možnost instalovat Javu a navede Vás přímo na stránku, kde si budete moct Javu stáhnout (www.java.com/getjava/). Po nainstalování budete moci začít s online editací.Jak Capsa pracuje se starými verzemi souborů?
Pokud vyvíjíte - ať už sami nebo v týmu - jakýkoli dokument, v Capse můžete přehledně ukládat jeho nové verze na jedno místo a vždy zde najdete celou historii verzí Vašeho souboru.
Ke starším verzím se pak můžete dostat tak, že na stránce souboru kliknete na text „[+] Historie verzí“ pod základními údaji k souboru. Najdete zde všechny verze souboru s údaji o tom, kdo a kdy je vložil a můžete si jednotlivé verze prohlížet kdykoli zpětně.
Ke starším verzím se pak můžete dostat tak, že na stránce souboru kliknete na text „[+] Historie verzí“ pod základními údaji k souboru. Najdete zde všechny verze souboru s údaji o tom, kdo a kdy je vložil a můžete si jednotlivé verze prohlížet kdykoli zpětně.
Jak se mohu vrátit ke starší verzi souboru?
Klikněte na soubor, s jehož starší verzí chcete pracovat, pro otevření detailních informací.
Ve spodní polovině okna rozkliněte položku „[+] Historie verzí“, kde naleznete všechny verze souboru seřazené od nejnovější až po tu nejstarší. U každé verze uvidíte informace o tom, kdo a kdy danou verzi upravoval. Každou verzi můžete otevřít kliknutím na její číslo nebo datum vložení.
Ve spodní polovině okna rozkliněte položku „[+] Historie verzí“, kde naleznete všechny verze souboru seřazené od nejnovější až po tu nejstarší. U každé verze uvidíte informace o tom, kdo a kdy danou verzi upravoval. Každou verzi můžete otevřít kliknutím na její číslo nebo datum vložení.
Jak vložím komentář k souboru?
Pomocí komentářů můžete o souboru diskutovat, psát k němu připomínky, poznámky, hodnocení atd. Pokud chcete vložit nový komentář, postupujte následovně:
1. Na stránce daného souboru klikněte na text » vložit komentář (ve spodní části pod charakteristikami souboru) nebo na ikonku
.
2. Do nového okna napište svůj komentář a klikněte na tlačítko Uložit. Komentář se zobrazí pod informacemi o souboru, u komentáře bude zobrazeno jméno osoby, datum a čas vložení, a také číslo verze souboru, které se komentář týká.
1. Na stránce daného souboru klikněte na text » vložit komentář (ve spodní části pod charakteristikami souboru) nebo na ikonku
.2. Do nového okna napište svůj komentář a klikněte na tlačítko Uložit. Komentář se zobrazí pod informacemi o souboru, u komentáře bude zobrazeno jméno osoby, datum a čas vložení, a také číslo verze souboru, které se komentář týká.
Mohu upravovat své komentáře?
Ano, vlastní komentáře můžete měnit i mazat. Komentáře můžete editovat ikonkou
a mazat
(ikonky jsou u každého komentáře vpravo).
Komentáře může upravovat nebo i mazat pouze uživatel, který jej sám vložil, nebo administrátor projektu.
a mazat
(ikonky jsou u každého komentáře vpravo).Komentáře může upravovat nebo i mazat pouze uživatel, který jej sám vložil, nebo administrátor projektu.
Kdo může vidět moje komentáře?
Komentáře mohou vidět všechny osoby, které mají přístup do dané složky, a tedy i k souborům, které se v oné složce nachází.
Jak mohu soubor přejmenovat, změnit jeho popis nebo přesunout jej do jiné složky?
Na stránce daného souboru (stránka s detailními informacemi o souboru) klikněte na ikonku Přejmenovat, přesunout
. Objeví se dialogové okno, ve kterém můžete změnit jméno souboru, jeho popis, ale také přemístit (přesunout) soubor do jiné složky – stačí v roletce Umístění vybrat novou složku, do které chcete soubor přesunout.
. Objeví se dialogové okno, ve kterém můžete změnit jméno souboru, jeho popis, ale také přemístit (přesunout) soubor do jiné složky – stačí v roletce Umístění vybrat novou složku, do které chcete soubor přesunout. Jak můžu smazat soubor?
Soubor může smazat pouze jeho autor (kdo jej do Capsy vložil) nebo osoba s právy administrátora. Pokud mezi tyto osoby patříte, soubor vymažete, když na stránce daného souboru kliknete na ikonku Smazat
. Po potvrzení otázky, zda-li chcete soubor opravdu vymazat, bude soubor i se všemi starými verzemi a komentáři z Capsy trvale odstraněn.
. Po potvrzení otázky, zda-li chcete soubor opravdu vymazat, bude soubor i se všemi starými verzemi a komentáři z Capsy trvale odstraněn. Jak v Capse najdu konkrétní soubor?
Konkrétní soubor můžete hledat třemi způsoby:
1. Pokud víte, ve které složce je soubor uložen, orientujte se podle jeho umístění ve složkách v levém menu.
2. Pokud Vás zajímají naposledy změněné soubory, kontrolujte Aktuality o dění na Capse na titulní stránce.
3. A jestliže nevíte, kde hledat, ale znáte obsah souboru, využijte fulltextového vyhledávače, který naleznete v levém horním rámečku pod názvem Hledat. Vyhledávač Vám dokáže vyhledat všechny soubory, které obsahují hledaný výraz. Capsa je díky svému vyhledávači výborný nástroj na rešerše ve Vašich souborech.
1. Pokud víte, ve které složce je soubor uložen, orientujte se podle jeho umístění ve složkách v levém menu.
2. Pokud Vás zajímají naposledy změněné soubory, kontrolujte Aktuality o dění na Capse na titulní stránce.
3. A jestliže nevíte, kde hledat, ale znáte obsah souboru, využijte fulltextového vyhledávače, který naleznete v levém horním rámečku pod názvem Hledat. Vyhledávač Vám dokáže vyhledat všechny soubory, které obsahují hledaný výraz. Capsa je díky svému vyhledávači výborný nástroj na rešerše ve Vašich souborech.
[nahoru]
5.3. Práce se složkami
Jak vytvořím novou složku?1. V levém menu klikněte na složku, do které chcete vložit novou podsložku.
2. Poté v horním pruhu hlavního rámu klikněte na ikonku Nová složka
, zobrazí se vám nové okno.
3. Do nového okna vložte název a popř. popis nové složky. Můžete zde i změnit výběr nadřazené složky, do které se nová složka má vložit. (Pokud chcete vytvořit složku na nejvyšší úrovni, zvolte v roletce Umístění hned první možnost ---hlavní složka---.)
4. Pokud jste administrátor, můžete v tomto okně na záložce "Oprávnění" také nastavit přístup do této složky pouze pro vybrané skupiny uživatelů.
5. Po potvrzení (tlačítko Uložit) se rovnou zobrazí nová složka. Můžete pokračovat vkládáním souborů do ní.
2. Poté v horním pruhu hlavního rámu klikněte na ikonku Nová složka
, zobrazí se vám nové okno.3. Do nového okna vložte název a popř. popis nové složky. Můžete zde i změnit výběr nadřazené složky, do které se nová složka má vložit. (Pokud chcete vytvořit složku na nejvyšší úrovni, zvolte v roletce Umístění hned první možnost ---hlavní složka---.)
4. Pokud jste administrátor, můžete v tomto okně na záložce "Oprávnění" také nastavit přístup do této složky pouze pro vybrané skupiny uživatelů.
5. Po potvrzení (tlačítko Uložit) se rovnou zobrazí nová složka. Můžete pokračovat vkládáním souborů do ní.
Jak vymažu složku?
Složku může smazat pouze osoba s právy administrátora a uživatel, který složku založil. Potom lze složku smazat, když na stránce dané složky kliknete na ikonku Smazat
. Po potvrzení otázky, zda-li chcete složku opravdu vymazat, bude složka se všemi svými soubory trvale odstraněna.
. Po potvrzení otázky, zda-li chcete složku opravdu vymazat, bude složka se všemi svými soubory trvale odstraněna.Jak přemístím složku do jiné složky?
Na stránce dané složky klikněte na ikonku Upravit
. Objeví se dialogové okno, ve kterém můžete změnit název složky, její popis, ale také umístit (přesunout) složku do jiné složky – stačí v roletce Umístění vybrat novou složku, do které chcete soubor přesunout.
. Objeví se dialogové okno, ve kterém můžete změnit název složky, její popis, ale také umístit (přesunout) složku do jiné složky – stačí v roletce Umístění vybrat novou složku, do které chcete soubor přesunout. Je možné vkládat komentáře ke složce?
Ano, tato funkce je volitelně nastavitelná v Administraci - Výchozím nastavení projektu. Do Administrace mají přístup pouze administrátoři.
Je možné vytvořit kopii celé složky?
Ano, složku umístěnou v Capse je možné zkopírovat do stejné či jiné složky (v rámci stejného projektu).
1. Na stránce složky, kterou chcete zkopírovat, klikněte na ikonku Upravit
.
2. Podle potřeby zadejte název, popis a umístění nové složky (kopie) a zaklikněte možnost "Uložit jako kopii".
3. Složka se zkopíruje pod novým zadaným názvem na zadané místo a rovnou se dostanete na její stránku, kde s ní můžete dál nakládat, vkládat či měnit její soubory apod.
1. Na stránce složky, kterou chcete zkopírovat, klikněte na ikonku Upravit
.2. Podle potřeby zadejte název, popis a umístění nové složky (kopie) a zaklikněte možnost "Uložit jako kopii".
3. Složka se zkopíruje pod novým zadaným názvem na zadané místo a rovnou se dostanete na její stránku, kde s ní můžete dál nakládat, vkládat či měnit její soubory apod.
[nahoru]
5.4. Sdílení souborů
Jak poznám, že na souboru pracoval někdo jiný?Pokud někdo vložil novou verzi souboru nebo komentář, objeví se to na titulní stránce v aktualitách.
Na stránce souboru potom kliknutím na „[+] Historie verzí“ uvidíte vedle čísla verze také datum a čas vložení nové verze, jejího autora (vkladatele) a velikost souboru.
Na stránce souboru potom kliknutím na „[+] Historie verzí“ uvidíte vedle čísla verze také datum a čas vložení nové verze, jejího autora (vkladatele) a velikost souboru.
Kolik osob může zároveň pracovat na jednom souboru?
Na jednom souboru mohou ve stejnou dobu pracovat všechny osoby začleněné do projektu. Pokud si však chcete zajistit, aby během Vaší práce nikdo nevložil novou verzi dřív než Vy, můžete si soubor zamknout pomocí ikonky
. Ostatní uživatelé potom budou mít soubor jen pro čtení a nebudou moct vkládat nové verze.
. Ostatní uživatelé potom budou mít soubor jen pro čtení a nebudou moct vkládat nové verze.Mohu ovlivnit to, k jakým souborům či složkám bude mít určitá osoba přístup?
Přístup k jednotlivým složkám, a tedy i souborům, které tyto složky obsahují, uděluje administrátor projektu. Po vytvoření složky je složka automaticky viditelná pro všechny osoby, které mají přístup do projektu (tzn. administrátory i uživatele). Pokud jste však administrátor projektu a chcete složku zpřístupnit jen pro některé uživatele, na stránce dané složky klikněte na Upravit
. Objeví se Vám malé okno s vlastnostmi složky, kde můžete nastavit, pro které skupiny uživatelů má být složka viditelná, kdo ji může pouze číst a kdo do ní může číst i zapisovat.
V Administraci - Výchozím nastavení projektu může administrátor nastavit, zda mají být výchozí práva ke složkám pouze pro čtení nebo pro čtení i zápis.
Pokud nemáte vytvořené žádné skupiny uživatelů, přejděte na otázku Jak vytvořím skupinu uživatelů?
. Objeví se Vám malé okno s vlastnostmi složky, kde můžete nastavit, pro které skupiny uživatelů má být složka viditelná, kdo ji může pouze číst a kdo do ní může číst i zapisovat. V Administraci - Výchozím nastavení projektu může administrátor nastavit, zda mají být výchozí práva ke složkám pouze pro čtení nebo pro čtení i zápis.
Pokud nemáte vytvořené žádné skupiny uživatelů, přejděte na otázku Jak vytvořím skupinu uživatelů?
[nahoru]
6. Vyhledávání v souborech
6.1. Základní informace o Capsím fulltextovém vyhledávači
V čem mi při práci na projektu může fulltextový vyhledávač pomoct?Vyhledávač Vám umožní hledat v různých typech souborů, které máte umístěné v Capse (Word, Excel, čitelné PDF atd.), takže rychle a bez velké námahy naleznete soubor, který Vás zajímá, pouze na základě zadání klíčového výrazu.
Fulltextového vyhledávače můžete také lehce využít např. pro sestavování rešerší.
Fulltextového vyhledávače můžete také lehce využít např. pro sestavování rešerší.
[nahoru]
6.2. Práce s vyhledávačem
Ve kterých oblastech Capsy vyhledávač hledá?Vyhledávač vyhledává v souborech a složkách, které máte umístěné v Capse (Word, Excel, čitelné PDF ad.).
V jakých typech souborů umí Capsa vyhledávat?
Capsa najde všechny soubory typu doc, dot, rtf, txt, ppt, pps, xls, xlk, htm, html a většinu souborů pdf, ve kterých se hledaný výraz vyskytuje.
Kromě cesty k souboru zobrazí i část textu, kde se výraz vyskytuje. Názvy souboru a složek, ve kterých se soubor nachází, jsou proklikávací.
Kromě cesty k souboru zobrazí i část textu, kde se výraz vyskytuje. Názvy souboru a složek, ve kterých se soubor nachází, jsou proklikávací.
Jakým způsobem můžu vyhledávat v obsahu souborů?
V levém okně Navigace klikněte na položku „Hledat“. Vpravo se otevře okno, do kterého vedle „Text:“ vepište hledaný výraz a klikněte na „Hledat“. Vyhledávač bude prohledávat v obsahu souborů uložených ve Vašem projektu Capsa.
Jak se budou zobrazovat nalezená data?
Nalezené soubory, které obsahují hledaný výraz, se zobrazí v hlavním rámu pod políčkem s hledaným výrazem. U každého souboru se zobrazí celá cesta, kde je soubor v Capse uložen. Pro další použití můžete na vyhledané soubory klikat a prohlížet je.
[nahoru]
7. Kalendář
7.1. Základní informace o Capsím Kalendáři
K čemu mohu Kalendář využít?Kalendář Vám nabízí přehledný roční, měsíční a denní náhled kalendáře, do kterého lze zaznamenat různé typy událostí. Přitom si lze navolit různé typy záznamů, které budou v náhledu barevně odlišené. Celý tým tak bude vědět, kdy se má dostavit na důležitou schůzi a kdy jsou důležité uzávěrky. S Capsou se budete lépe orientovat a budete mít jistotu, že všechny osoby začleněné do projektu budou mít stejné informace.
Kdo má právo pracovat s Kalendářem?
Administrátor projektu může nastavit oprávnění ke čtení a zapisování do kalendáře.
Výchozí nastavení pro všechny uživatele lze změnit v Administraci - Výchozím nastavení projektu: položky
1. Zobrazit Kalendář všem uživatelům - pokud zvolíte NE, běžní uživatelé neuvidí ani odkaz na Kalendář vlevo v Navigaci.
Pokud chcete Kalendář zobrazit jen některým uživatelům, zvolte zde NE a potom v sekci Kontakty vybraným uživatelům zobrazení Kalendáře povolte (pod ikonkou Upravit kontakt).
2. Uživatelé mohou vkládat do Kalendáře - NE = uživatelé mají právo pouze prohlížet Kalendář, ANO = uživatelé mohou do Kalendáře i zapisovat, potom mohou i měnit a mazat vlastnoručně vložené záznamy.
Osoby s právem administrátora mohou do Kalendáře zapisovat nové události, měnit a mazat jakékoliv vložené události a editovat legendu (typy záznamů a jejich barvy).
Výchozí nastavení pro všechny uživatele lze změnit v Administraci - Výchozím nastavení projektu: položky
1. Zobrazit Kalendář všem uživatelům - pokud zvolíte NE, běžní uživatelé neuvidí ani odkaz na Kalendář vlevo v Navigaci.
Pokud chcete Kalendář zobrazit jen některým uživatelům, zvolte zde NE a potom v sekci Kontakty vybraným uživatelům zobrazení Kalendáře povolte (pod ikonkou Upravit kontakt).
2. Uživatelé mohou vkládat do Kalendáře - NE = uživatelé mají právo pouze prohlížet Kalendář, ANO = uživatelé mohou do Kalendáře i zapisovat, potom mohou i měnit a mazat vlastnoručně vložené záznamy.
Osoby s právem administrátora mohou do Kalendáře zapisovat nové události, měnit a mazat jakékoliv vložené události a editovat legendu (typy záznamů a jejich barvy).
[nahoru]
7.2. Práce s Kalendářem
Jak vytvořím událost v Kalendáři?Pokud máte právo zapisovat do Kalendáře (oprávnění nastavuje administrátor), novou událost vytvoříte kliknutím vlevo v horním pruhu nad kalendářem na ikonku Nový záznam.
V novém okně můžete zadat datum, čas, typ (barvu) a text (název či popis události).
Potom klikněte na tlačítko Uložit a událost se zobrazí v ročním náhledu (vybarví se den, resp. dny, kterých se událost týká).
V novém okně můžete zadat datum, čas, typ (barvu) a text (název či popis události).
Potom klikněte na tlačítko Uložit a událost se zobrazí v ročním náhledu (vybarví se den, resp. dny, kterých se událost týká).
Jak změním událost v Kalendáři?
Událost můžete v Kalendáři změnit, pouze pokud jste ji sami vložili nebo pokud jste administrátor.
1. Klikněte v ročním náhledu Kalendáře na den, kde je vložená událost, kterou chcete změnit. Zobrazí se denní náhled kalendáře.
2. V denním náhledu klikněte na ikonku Upravit záznam
přímo za textem události.
3. V otevřeném dialogovém okně pak změňte tu část záznamu, kterou potřebujete, a záznam opět uložte. Změna se projeví ihned, načte se aktualizovaný denní náhled dne, ze kterého jste vyšli (pokud tedy změníte datum události, událost z tohoto dne zmizí a najdete je v jiném dni).
1. Klikněte v ročním náhledu Kalendáře na den, kde je vložená událost, kterou chcete změnit. Zobrazí se denní náhled kalendáře.
2. V denním náhledu klikněte na ikonku Upravit záznam
přímo za textem události. 3. V otevřeném dialogovém okně pak změňte tu část záznamu, kterou potřebujete, a záznam opět uložte. Změna se projeví ihned, načte se aktualizovaný denní náhled dne, ze kterého jste vyšli (pokud tedy změníte datum události, událost z tohoto dne zmizí a najdete je v jiném dni).
Jak smažu událost v Kalendáři?
Událost můžete v Kalendáři smazat, pouze pokud jste ji sám/sama vložil/a nebo pokud jste administrátor.
1. Klikněte v ročním náhledu Kalendáře na den, kde je vložená událost, kterou chcete smazat. Zobrazí se denní náhled kalendáře.
2. V denním náhledu klikněte na ikonku Smazat záznam
přímo u textu události.
3. Potvrďte svoji volbu, událost bude z kalendáře trvale vymazána.
1. Klikněte v ročním náhledu Kalendáře na den, kde je vložená událost, kterou chcete smazat. Zobrazí se denní náhled kalendáře.
2. V denním náhledu klikněte na ikonku Smazat záznam
přímo u textu události. 3. Potvrďte svoji volbu, událost bude z kalendáře trvale vymazána.
Může mě Capsa upozornit na blížící se událost v Kalendáři?
Ano. Pokud chcete, aby Vám vždy přišel email s upozorněním na blížící se události v Capsím Kalendáři, nastavte si tuto volbu v osobním Nastavení vpravo nahoře vedle tlačítka Odhlásit.
Pokud jste administrátor, můžete upozorňování na události v Kalendáři nastavit i jiným uživatelům. Postupujte následovně: Kontakty > Jméno uživatele > Upravit kontakt
, v novém okně pro úpravy Vašich údajů klikněte na záložku Upozorňování.
Pokud jste administrátor, můžete upozorňování na události v Kalendáři nastavit i jiným uživatelům. Postupujte následovně: Kontakty > Jméno uživatele > Upravit kontakt
, v novém okně pro úpravy Vašich údajů klikněte na záložku Upozorňování.Jak mohu upravit legendu (typy a barvy událostí) v Kalendáři?
Pokud jste administrátor, můžete navolit nový typ události a nastavit jednak její název, ale také barvu, kterou bude v Kalendáři označována.
Klikněte na ikonku Legenda v horním pruhu nad kalendářem.
V novém okně můžete
1. vložit nový typ záznamů - vyplňte popis (název) typu a namíchejte barvy - čím větší hodnota, tím je výsledná barva světlejší, poté klikněte na Vložit jako nový typ, v legendě přibude nová položka.
2. mazat stávající typy záznamů - pomocí
před typem záznamu.
3. upravovat stávající typy záznamů - klikněte na název záznamu a poté změňte v předvyplněných polích popis typu nebo upravte barvu (čím více každé barvy, tím je výsledná barva světlejší). Poté změnu buď uložte nebo vložte jako nový typ záznamu - v legendě potom přibude další typ, a původní zůstane zachován.
Klikněte na ikonku Legenda v horním pruhu nad kalendářem.
V novém okně můžete
1. vložit nový typ záznamů - vyplňte popis (název) typu a namíchejte barvy - čím větší hodnota, tím je výsledná barva světlejší, poté klikněte na Vložit jako nový typ, v legendě přibude nová položka.
2. mazat stávající typy záznamů - pomocí
před typem záznamu.3. upravovat stávající typy záznamů - klikněte na název záznamu a poté změňte v předvyplněných polích popis typu nebo upravte barvu (čím více každé barvy, tím je výsledná barva světlejší). Poté změnu buď uložte nebo vložte jako nový typ záznamu - v legendě potom přibude další typ, a původní zůstane zachován.
Jak mohu hledat události v Capsím Kalendáři?
Orientovat se v Kalendáři můžete podle jednotlivých barev přiřazených různým typům událostí. Při najetí myší na určitý den, na který připadá nějaká událost, se objeví čas a popis události.
Jsou jednotlivé události viditelné pro všechny osoby zapojené do projektu?
Viditelnost Kalendáře závisí na nastavení projektu. Ve výchozím nastavení je Kalendář viditelný všem uživatelům a administrátorům, tzn. všem osobám s přístupem do projektu.
Pokud jste administrátor, můžete viditelnost omezit v Administraci - Výchozím nastavení projektu (Zobrazit Kalendář všem uživatelům - ANO/NE). Pokud zvolíte NE, běžní uživatelé neuvidí ani odkaz na Kalendář vlevo v Navigaci.
Pokud chcete Kalendář zobrazit jen některým uživatelům, zvolte zde NE a potom v sekci Kontakty vybraným uživatelům zobrazení Kalendáře povolte (pod ikonkou Upravit kontakt).
Pokud se uživateli Kalendář zobrazuje, potom v něm vidí všechny vložené události.
Pokud jste administrátor, můžete viditelnost omezit v Administraci - Výchozím nastavení projektu (Zobrazit Kalendář všem uživatelům - ANO/NE). Pokud zvolíte NE, běžní uživatelé neuvidí ani odkaz na Kalendář vlevo v Navigaci.
Pokud chcete Kalendář zobrazit jen některým uživatelům, zvolte zde NE a potom v sekci Kontakty vybraným uživatelům zobrazení Kalendáře povolte (pod ikonkou Upravit kontakt).
Pokud se uživateli Kalendář zobrazuje, potom v něm vidí všechny vložené události.
Je možné vypsat všechny záznamy z Kalendáře do tisknutelné podoby?
Ano, klikněte na ikonu Agenda a poté vyberte období, za které chcete záznamy z Kalendáře vypsat.
Všechny události se vypíší na řádky pod sebe.
Všechny události se vypíší na řádky pod sebe.
[nahoru]
8. Kontakty a Emaily
8.1. Základní informace o Capsích Kontaktech a o Emailech
Jak mohu Kontakty a Emaily využít k práci na projektu?Do adresáře v Kontaktech lze přidat osoby s přístupem do projektu (tzn. s oprávněním Uživatel nebo Administrátor) i bez přístupu (tzn. s oprávněním Bez přístupu). Můžete si tak vytvořit kompletní adresář všech spolupracovníků včetně externích osob. Adresář je propojen na emailový formulář, ze kterého můžete jednotlivcům nebo skupinám osob posílat emaily přímo z Capsy.
Přidávat, mazat osoby z kalendáře, měnit jim údaje či oprávnění může administrátor (administrátoři) projektu. Uživatelé mohou do kontaktů nahlížet, měnit své vlastní kontaktní a přihlašovací údaje a posílat kolegům emaily.
Administrátor také může celou sekci Kontakty skrýt, aby je uživatelé neviděli.
Přidávat, mazat osoby z kalendáře, měnit jim údaje či oprávnění může administrátor (administrátoři) projektu. Uživatelé mohou do kontaktů nahlížet, měnit své vlastní kontaktní a přihlašovací údaje a posílat kolegům emaily.
Administrátor také může celou sekci Kontakty skrýt, aby je uživatelé neviděli.
[nahoru]
8.2. Práce s Kontakty
Jak vytvořím nový kontakt?Pokud máte administrátorská práva, na stránce Kontakty klikněte v horní liště na ikonku Nový kontakt
. Otevře se dialogové okno, kde můžete vyplnit údaje o osobě (jméno a příjmení, email, telefonní číslo, adresu, instituci a poznámky, zařazení do skupiny), přidělit jí uživatelská práva (administrátor, uživatel nebo osoba bez přístupu) a přiřaďte uživatelské jméno s heslem (to se netýká osob bez přístupu).
V dalších záložkách můžete osobu začlenit do již vytvořených skupin kontaktů a nastavit, jestli se jí mají zasílat emaily o dění na Capse. Svou volbu potvrďte. Nový kontakt se objeví v seznamu kontaktů.
. Otevře se dialogové okno, kde můžete vyplnit údaje o osobě (jméno a příjmení, email, telefonní číslo, adresu, instituci a poznámky, zařazení do skupiny), přidělit jí uživatelská práva (administrátor, uživatel nebo osoba bez přístupu) a přiřaďte uživatelské jméno s heslem (to se netýká osob bez přístupu).V dalších záložkách můžete osobu začlenit do již vytvořených skupin kontaktů a nastavit, jestli se jí mají zasílat emaily o dění na Capse. Svou volbu potvrďte. Nový kontakt se objeví v seznamu kontaktů.
Můžu upravit cizí kontakt?
Ano, pokud máte administrátorská práva.
Na stránce Kontakty klikněte na jméno osoby, jejíž údaje chcete upravit, a potom klikněte v horní liště na ikonku Upravit kontakt
. Otevře se dialogové okno, kde můžete změnit údaje o osobě (jméno a příjmení, email, telefonní číslo, adresu, instituci a poznámky, zařazení do skupiny), změnit jí uživatelská práva (administrátor, uživatel nebo osoba bez přístupu) nebo změnit heslo.
V dalších záložkách můžete osobu začlenit do již vytvořených skupin kontaktů a nastavit, jestli se jí mají zasílat emaily o dění na Capse.
Vše poté potvrďte tlačítkem Změnit, změny se provedou a objeví v detailních informacích o osobě a v seznamu kontaktů.
Na stránce Kontakty klikněte na jméno osoby, jejíž údaje chcete upravit, a potom klikněte v horní liště na ikonku Upravit kontakt
. Otevře se dialogové okno, kde můžete změnit údaje o osobě (jméno a příjmení, email, telefonní číslo, adresu, instituci a poznámky, zařazení do skupiny), změnit jí uživatelská práva (administrátor, uživatel nebo osoba bez přístupu) nebo změnit heslo. V dalších záložkách můžete osobu začlenit do již vytvořených skupin kontaktů a nastavit, jestli se jí mají zasílat emaily o dění na Capse.
Vše poté potvrďte tlačítkem Změnit, změny se provedou a objeví v detailních informacích o osobě a v seznamu kontaktů.
Jak vymažu kontakt?
Kontakt jako administrátor můžete vymazat tak, že v Kontaktech kliknete na jméno osoby, kterou chcete vymazat a potom kliknete na ikonku Smazat kontakt
. Potvrďte svoji volbu, kontakt bude vymazán.
. Potvrďte svoji volbu, kontakt bude vymazán.Mohu kontakty slučovat do skupin? K čemu je vytváření skupin dobré?
Ano, konktakty může administrátor slučovat do skupin, přičemž každou osobu je možné zahrnout do více skupin.
Výhody skupin kontaktů:
1. Skupině můžete na jedno kliknutí poslat hromadný email (na stránce skupiny klikněte na Odeslat e-mail skupině
).
2. Skupinám můžete nastavovat přístupy do jednotlivých složek ve správci souborů (ve správci souborů klikněte na složku, kam chcete omezit přístup jen pro některé skupiny a klikněte na Upravit
).
Výhody skupin kontaktů:
1. Skupině můžete na jedno kliknutí poslat hromadný email (na stránce skupiny klikněte na Odeslat e-mail skupině
).2. Skupinám můžete nastavovat přístupy do jednotlivých složek ve správci souborů (ve správci souborů klikněte na složku, kam chcete omezit přístup jen pro některé skupiny a klikněte na Upravit
). Jak vytvořím skupinu uživatelů?
Pokud jste administrátor, skupinu vytvoříte následovně:
1. V Kontaktech klikněte na ikonku Nová skupina
v horní liště.
2. V novém dialogovém okně „Nová skupina“ zadejte název skupiny, popř. její popis a přiřaďte jí členy ze stávajícího seznamu kontaktů.
3. Volbu uložte, nová skupina se objeví na stránce Kontakty v seznamu skupin.
1. V Kontaktech klikněte na ikonku Nová skupina
v horní liště.2. V novém dialogovém okně „Nová skupina“ zadejte název skupiny, popř. její popis a přiřaďte jí členy ze stávajícího seznamu kontaktů.
3. Volbu uložte, nová skupina se objeví na stránce Kontakty v seznamu skupin.
Jak změním název nebo popis skupiny kontaktů?
Pokud jste administrátor, můžete změnit název skupiny a její popis tak, že v Kontaktech na stránce dané skupiny kliknete na ikonku Vlastnosti skupiny.
V novém okně můžete změnit název a popis skupiny, ale i přidat nebo odebrat její členy.
Po potvrzení změn se změny projeví v detailních informacích i v seznamu skupin.
V novém okně můžete změnit název a popis skupiny, ale i přidat nebo odebrat její členy.
Po potvrzení změn se změny projeví v detailních informacích i v seznamu skupin.
Jak přidám nebo odeberu členy skupiny kontaktů?
Pokud jste administrátor, můžete přidat nebo odebrat členy skupiny tak, že v Kontaktech na stránce dané skupiny kliknete na ikonku Vlastnosti skupiny.
V novém okně můžete změnit název a popis skupiny, ale i přidat nebo odebrat její členy.
Po potvrzení změn se změny projeví v detailních informacích i v seznamu skupin.
V novém okně můžete změnit název a popis skupiny, ale i přidat nebo odebrat její členy.
Po potvrzení změn se změny projeví v detailních informacích i v seznamu skupin.
Jak zruším skupinu kontaktů? Vymažu tím i osoby z této skupiny?
Pokud jste administrátor, můžete zrušit (rozpustit) skupinu tak, že v Kontaktech na stránce dané skupiny kliknete na ikonku Smazat skupinu
. Po potvrzení, že opravdu chcete smazat skupinu, se skupina zruší, nicméně kontakty, které patřily do skupiny, zůstanou zachovány.
. Po potvrzení, že opravdu chcete smazat skupinu, se skupina zruší, nicméně kontakty, které patřily do skupiny, zůstanou zachovány.Kdo má přístup ke kontaktům (resp. kontaktním údajům osob v Kontaktech)?
Ve výchozím nastavení jsou Kontakty přístupné všem osobám, které mají přístup do projektu (administrátoři a uživatelé). Práva vkládat, editovat, mazat a seskupovat kontakty mají pouze administrátoři projektu.
Administrátoři projektu mohou skrýt celou sekci Kontakty v Administraci - Výchozím nastavení projektu (Zobrazit Kontakty a Emaily všem uživatelům - ANO/NE). V případě volby NE se uživatelům nezobrazí v levé Navigaci ani odkazy na sekce Kontakty a E-maily (kde je také adresář).
Administrátoři projektu mohou skrýt celou sekci Kontakty v Administraci - Výchozím nastavení projektu (Zobrazit Kontakty a Emaily všem uživatelům - ANO/NE). V případě volby NE se uživatelům nezobrazí v levé Navigaci ani odkazy na sekce Kontakty a E-maily (kde je také adresář).
[nahoru]
8.3. Práce s Emaily
Jak a komu mohu posílat emaily z Capsy?Emaily můžete zasílat buď přímo z rubriky E-maily nebo pomocí rubriky Konktakty. Příjemcem může být kdokoli, bez ohledu na to, zda má přístup do projektu.
Z rubriky E-maily:
Klikněte vlevo v Navigaci na E-maily. Zobrazí se emailový formulář na psaní a posílání emailů. Pokud chcete využít uložené kontakty, klikněte vpravo na ikonku Adresář
.
Pomocí rubriky Kontakty:
1. Pokud chcete odeslat email jediné osobě z adresáře, klikněte na stránce Kontakty přímo na emailovou adresu této osoby.
2. Pokud chcete poslat hromadný email všem osobám v adresáři, klikněte na stránce Kontakty v horní liště na ikonku Odeslat e-mail všem
.
3. Pokud chcete poslat hromadný email vybrané skupině, na stránce Kontakty klikněte na název skupiny a potom (na stránce této skupiny) klikněte na ikonku E-mail skupině
.
Vždy se Vám objeví předvyplněný emailový formulář, kde můžete doplnit další adresáty, napsat text emailu a odeslat jej.
Z rubriky E-maily:
Klikněte vlevo v Navigaci na E-maily. Zobrazí se emailový formulář na psaní a posílání emailů. Pokud chcete využít uložené kontakty, klikněte vpravo na ikonku Adresář
.Pomocí rubriky Kontakty:
1. Pokud chcete odeslat email jediné osobě z adresáře, klikněte na stránce Kontakty přímo na emailovou adresu této osoby.
2. Pokud chcete poslat hromadný email všem osobám v adresáři, klikněte na stránce Kontakty v horní liště na ikonku Odeslat e-mail všem
.3. Pokud chcete poslat hromadný email vybrané skupině, na stránce Kontakty klikněte na název skupiny a potom (na stránce této skupiny) klikněte na ikonku E-mail skupině
.Vždy se Vám objeví předvyplněný emailový formulář, kde můžete doplnit další adresáty, napsat text emailu a odeslat jej.
Komu můžu posílat emaily z Capsy?
Emaily z Capsy můžete posílat komukoli.
Pokud používáte variantu Zadax, můžete z Capsy poslat emaily maximálně na 100 adres během 30 dní. U placených variant není emailování nijak omezeno.
Pokud používáte variantu Zadax, můžete z Capsy poslat emaily maximálně na 100 adres během 30 dní. U placených variant není emailování nijak omezeno.
Je možné zasílat emaily do projektu Capsy?
Běžné emaily do Vašeho projektu Capsy zasílat nejdou, projekt Capsy totiž nemá vlastní poštovní schránku.
Mohu Capsím emailem zasílat přílohu?
Capsa umožňuje odeslat emailem soubor buď jako odkaz na soubor ke stažení nebo jako klasickou přílohu (pouze u placených variant).
1. Odkaz na soubor - odkaz na soubor můžete vložit pomocí tlačítka "Vložit odkaz na soubor" (v novém okně vyberte soubor, který chcete vložit). Vložený odkaz na soubor vypadá ve tvaru a je vložen přímo do textu zprávy.
Pokud pošlete odkaz na soubor uživatelům s přístupem do projektu, prokliknou se (po přihlášení) z emailu přímo na stránku tohoto souboru a zobrazí se jim tak vždy aktuální verze souboru i se všemi komentáři a historii verzí. Pokud pošlete odkaz na soubor osobě bez přístupu do projektu, proklikne se z emailu na speciální webovou stránku (mimo projekt), ze které si může soubor stáhnout.
Tímto způsobem můžete posílat soubory o velikosti až 200 MB (ve variantě Zadax), 500 MB (Sejf) nebo až 1 GB (ve variantách Profi a Luxus).
2. Poslat soubor jako skutečnou přílohu - postupujte stejně jako při vložení odkazu na soubor a poté zaklikněte pod textem emailu možnost "Poslat připojené soubory jako skutečnou přílohu". Takto můžete poslat email o maximální velikosti 10 MB.
Tato varianta je vhodná zejména pro posílání souborů osobám bez přístupu do projektu, je k dispozici pouze pro placené varianty.
1. Odkaz na soubor - odkaz na soubor můžete vložit pomocí tlačítka "Vložit odkaz na soubor" (v novém okně vyberte soubor, který chcete vložit). Vložený odkaz na soubor vypadá ve tvaru a je vložen přímo do textu zprávy.
Pokud pošlete odkaz na soubor uživatelům s přístupem do projektu, prokliknou se (po přihlášení) z emailu přímo na stránku tohoto souboru a zobrazí se jim tak vždy aktuální verze souboru i se všemi komentáři a historii verzí. Pokud pošlete odkaz na soubor osobě bez přístupu do projektu, proklikne se z emailu na speciální webovou stránku (mimo projekt), ze které si může soubor stáhnout.
Tímto způsobem můžete posílat soubory o velikosti až 200 MB (ve variantě Zadax), 500 MB (Sejf) nebo až 1 GB (ve variantách Profi a Luxus).
2. Poslat soubor jako skutečnou přílohu - postupujte stejně jako při vložení odkazu na soubor a poté zaklikněte pod textem emailu možnost "Poslat připojené soubory jako skutečnou přílohu". Takto můžete poslat email o maximální velikosti 10 MB.
Tato varianta je vhodná zejména pro posílání souborů osobám bez přístupu do projektu, je k dispozici pouze pro placené varianty.
Lze posílat emaily pouze jednotlivcům, nebo i skupinám?
Emaily můžete zasílat jak jednotlivcům, tak skupinám vytvořeným v Capsích Kontaktech, a to přímo z rubriky Kontakty.
Pokud chcete poslat hromadný email vybrané skupině, na stránce Kontakty klikněte na název skupiny a potom (na stránce této skupiny) klikněte na ikonku Odeslat e-mail skupině
. Objeví se Vám předvyplněný emailový formulář, kde můžete doplnit další adresáty, napsat text emailu a odeslat jej.
Pokud chcete poslat hromadný email vybrané skupině, na stránce Kontakty klikněte na název skupiny a potom (na stránce této skupiny) klikněte na ikonku Odeslat e-mail skupině
. Objeví se Vám předvyplněný emailový formulář, kde můžete doplnit další adresáty, napsat text emailu a odeslat jej.Je nutné emaily zadávat ručně?
Ručně zadávat emaily musíte jen u osob, které nemáte uložené v Kontaktech.
Jinak stačí kliknout v E-mailech vedle emailového formuláře vpravo na ikonku Adresář
a vybrat adresáře ze seznamu uložených kontaktů.
Jinak stačí kliknout v E-mailech vedle emailového formuláře vpravo na ikonku Adresář
a vybrat adresáře ze seznamu uložených kontaktů.Jaké typy emailů mi mohou být z Capsy doručeny?
Z Capsy Vám mohou přijít
1. emaily ručně poslané někým z uživatelů, které mají přístup do Vašeho projektu Capsy
2. automaticky zasílané aktuality o dění v projektu. Pokud chcete změnit nastavení, jak často chcete aktuality posílat, zda mají obsahovat dění ve správci souborů nebo/i v kalendáři, klikněte na tlačítko Nastavení vpravo nahoře (vedle tlačítka Odhlásit se). V novém okně zvolte záložku Upozornění.
1. emaily ručně poslané někým z uživatelů, které mají přístup do Vašeho projektu Capsy
2. automaticky zasílané aktuality o dění v projektu. Pokud chcete změnit nastavení, jak často chcete aktuality posílat, zda mají obsahovat dění ve správci souborů nebo/i v kalendáři, klikněte na tlačítko Nastavení vpravo nahoře (vedle tlačítka Odhlásit se). V novém okně zvolte záložku Upozornění.
Kdo může emaily posílat?
Odesílat emaily mohou všechny osoby, které mají přístup do projektu (tzn. administrátoři a uživatelé) a zobrazují se jim Kontakty a Emaily.
Zobrazení Kontaktů a Emailů pro běžné uživatele může skrýt administrátor v Administraci - Výchozím nastavení projektu.
Zobrazení Kontaktů a Emailů pro běžné uživatele může skrýt administrátor v Administraci - Výchozím nastavení projektu.
[nahoru]
9. Aktuality
9.1. Základní informace o Capsích Aktualitách
Jak mi mohou Aktuality usnadnit moji práci?Na titulní stránce projektu se zobrazují aktuality o dění ve Vašem projektu. Najdete zde např. zprávy o tom, kdo kdy pracoval s nějakým souborem nebo přidal k nějakému souboru komentář.
Administrátoři mohou neomezeně upravovat, mazat a vkládat další aktuality ručně. Uživatelé mohou vkládat aktuality (vzkazy), pokud jim to administrátor povolí v Administraci - Výchozím nastavení projektu.
Administrátoři mohou neomezeně upravovat, mazat a vkládat další aktuality ručně. Uživatelé mohou vkládat aktuality (vzkazy), pokud jim to administrátor povolí v Administraci - Výchozím nastavení projektu.
[nahoru]
9.2. Práce s Aktualitami
Jak mohu vložit mezi aktuality vzkaz?Vkládat vzkazy do aktualit mohou administrátoři a případně i uživatelé, pokud to administrátor povolí v Administraci - Výchozím nastavení projektu.
Pokud máte toto oprávnění, můžete vložit do aktualit vzkaz kliknutím na ikonku Vložit vzkaz v horní liště vlevo. Zobrazí se Vám okno pro text aktuality. Napište text, potvrďte a nová aktualita se objeví v seznamu aktualit.
Pokud máte toto oprávnění, můžete vložit do aktualit vzkaz kliknutím na ikonku Vložit vzkaz v horní liště vlevo. Zobrazí se Vám okno pro text aktuality. Napište text, potvrďte a nová aktualita se objeví v seznamu aktualit.
Jak mohu změnit vzkaz?
Pokud jste administrátor, nebo jste vzkaz sám/sama vložil/a, můžete jej upravit kliknutím na ikonku Upravit aktualitu
vpravo ve světle modrém řádku aktuality. Otevře se okno s textem vzkazu, ve kterém můžete text upravovat. Změny potvrďte, zpráva bude ihned změněna.
vpravo ve světle modrém řádku aktuality. Otevře se okno s textem vzkazu, ve kterém můžete text upravovat. Změny potvrďte, zpráva bude ihned změněna.Jak mohu smazat vzkaz/aktualitu?
Pokud jste administrátor, nebo jste vzkaz sám/sama vložil/a, můžete smazat kliknutím na ikonku Smazat aktualitu
vpravo ve světle modrém řádku aktuality. Po potvrzení, že chcete aktualitu opravdu smazat, aktualita trvale zmizí. Nebude ani zahrnuta do souhrnů aktualit posílaných emailem.
vpravo ve světle modrém řádku aktuality. Po potvrzení, že chcete aktualitu opravdu smazat, aktualita trvale zmizí. Nebude ani zahrnuta do souhrnů aktualit posílaných emailem.[nahoru]
10. Řešení problémů
Postupoval jsem podle návodu, přesto ale problém trvá.Pokud si myslíte, že něco v Capse nefunguje tak, jak má, informujte nás o tom prosím prostřednictvím emailu capsa@capsa.cz.
[nahoru]